Các bước để xây dựng quy trình mẫu quy trình kiểm soát nội bộ

Việc xây dựng mẫu quy trình kiểm soát nội bộ doanh nghiệp là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch cùng quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của tất cả thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó có thể hoạt động hiệu quả, đặt ra được mục tiêu hợp lý.

Vậy làm thế nào để việc kiểm soát hoạt động tốt? Chúng ta cùng nhau đi tìm hiểu về lợi ích và quy trình kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Những lợi ích của một hệ thống mẫu quy trình kiểm soát nội bộ

mẫu quy trình kiểm soát nội bộ

Quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp chất lượng, đem lại các lợi ích:

  • Hạn chế đến mức thấp nhất cho việc xảy ra rủi ro, gian lận. Trong các trường hợp ăn cắp chất xám công ty đối thủ hoặc nhân viên hai mang. Đảm bảo cho sự chính xác tuyệt đối của các số liệu, tài chính doanh nghiệp.
  • Giảm bớt những sai lầm không đáng có của nhân viên gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp. Đặc biệt về tài chính và thương hiệu.
  • Hỗ trợ công cụ quản lý nghiệp vụ với toàn bộ các hoạt động của từng cá nhân, phòng ban và bộ phận hoạt động trong doanh nghiệp.
  • Giảm bớt những rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh công ty, ngăn chặn những việc tiếp xúc rủi ro không cần thiết do quản lý chưa đầy đủ.

Khi công ty phát triển thì lợi ích của quy trình kiểm soát này cũng trở nên quan trọng vì chủ công ty sẽ gặp khó khăn trong việc giám sát và kiểm soát rủi ro này nếu chỉ có thể dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân.

Đối với những công ty có sự tách biệt lớn giữa quản lý và cổ đông, quy trình kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có chất lượng cao sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng của cổ đông và quan trọng đối với những công ty có nhà đầu tư bên ngoài.

Các bước xây dựng mẫu quy trình kiểm soát nội bộ doanh nghiệp cho hiệu quả

mẫu quy trình kiểm soát nội bộ 2

Một hệ thống quy trình kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh, chúng ta cần đặt ra những kế hoạch xây dựng. Việc xây dựng lên quy trình kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp có thể đi đúng hướng, không sao lãng trong quá trình thực hiện hệ thống. Quy trình kiểm soát có 5 bước, bao gồm:

Xác định hướng đi và những rủi ro gặp phải

Việc đầu tiên để có thể xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp là đề ra những hướng đi tốt nhất. Có thể tùy thuộc vào tình hình cụ thể doanh nghiệp, hệ thống kiểm soát khác nhau.

Chúng ta vẽ sơ đồ tổ chức quản lý phù hợp với từng doanh nghiệp, thiết lập nội quy, quy chế và quy định trong doanh nghiệp. Hệ thống này ai trong doanh nghiệp đều phải tuân thủ.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên đề ra chính sách quản lý nhân sự, chính sách phát triển doanh nghiệp và sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp.

Xác định những rủi ro có thể gặp phải trong hệ thống kiểm soát, những rủi ro thường gặp là tài chính hoặc chiến lược, hoạt động tổ chức. Rủi ro này để lại hậu quả rất lớn cho doanh nghiệp

Mô hình hóa và phân tích

Sau khi chúng ta đã xác định được xây dựng quy trình kiểm soát, bạn phải vẽ ra mô hình cụ thể cho hệ thống và sau đó đưa ra những phân tích về hệ thống bao gồm những mục nào, phần nào. Để từng cá nhân hiểu rõ mình cần làm những công việc gì để thực hiện tốt hệ thống.

mẫu quy trình kiểm soát nội bộ 1

Đối chiếu các quy tắc quản lý

Khi chúng ta đã đưa ra được các quy định trong quy trình kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp, bạn nên đối chiếu và so sánh các quy định có phù hợp với quy tắc của doanh nghiệp mình không. Nếu không phù hợp hoặc trái ngược với quy tắc doanh nghiệp, bạn buộc phải lập tức loại bỏ những quy định đó.

Quy định hợp với môi trường kiểm soát là việc quan trọng, bạn không thể có một hệ thống kiểm soát hoàn hảo nếu như nó không phù hợp với môi trường làm việc tại doanh nghiệp. Khi xây dựng lên kế hoạch kiểm soát, bạn phải xem xét thật kỹ điều này.

Hình thành những quy trình, hướng dẫn thực hiện và truyền thông

Sau khi đã hoàn tất đầy đủ các bước nêu trên, bạn phải có các hước dẫn cụ thể thực hiện. Bạn để các nhân viên cùng các phòng ban thực hiện đúng theo hệ thống, bạn phải có những hướng dẫn cụ thể cho từng công việc cần làm.

Không để bất cứ ai không rõ về kế hoạch mẫu quy trình kiểm soát nội bộ vì một lỗ hổng ở một người hoặc một phòng ban, sẽ dẫn đến hệ thống xây dựng quy trình kiểm soát không thể hoàn chỉnh.

Thử nghiệm kế hoạch kiểm soát và đánh giá lại

Trước khi đưa kế hoạch vào thực hiện, bạn cần phải trải qua những bước thử nghiệm trước. Việc thử nghiệm xây dựng quy trình kiểm soát, để tránh những sai lầm lớn có thể gây rủi ro lớn cho doanh nghiệp.

Bạn nên thử nghiệm kiểm soát ở một số bộ phận nhỏ trong doanh nghiệp, sau đó đánh giá những mặt lợi và hại của kế hoạch, điều chỉnh lại cho phù hợp với quy mô doanh nghiệp lớn.

Trên đây là lợi ích cùng quy trình kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp, hy vọng phần nào có thể giúp bạn giải đáp thắc mắc về mẫu quy trình kiểm soát nội bộ. Rất mong bài viết có thể mang lại cho bạn những thông tin có ích để xây dựng lên một kế hoạch kiểm soát hoàn chỉnh cho riêng mình, có thể ngăn chặn được gian lận, giảm thiểu sai sót và khuyết khích hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp và đạt được tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập.

,

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *