Liên kết dữ liệu từ excel sang word dùng mail merge

Trong quá trình làm việc với Excel và Word bạn muốn đưa dữ liệu từ Excel qua Word nhưng khi sang Word định dạng của dữ liệu vẫn giữ nguyên như Excel làm bạn mất thời gian chỉnh sửa. Vậy khi bạn có một danh sách thông tin bao gồm các cột như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính,… ở bên Excel và bạn cần điền những thông tin đó vào Word để gửi đi trong một form có sẵn thì làm cách nào để bạn không cần tốn thời gian dò từng thông tin một để điền vào form đó? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn cách liên kết dữ liệu từ Excel sang Word dùng mail merge hay nói cách khác là sử dụng tính năng trộn. Hãy cùng xem đó là những cách nào dưới đây nhé.

Mail merge là gì?

Mail merge hay gọi theo tiếng việt có nghĩa là trộn thư. Đây là một tính năng hữu ích trong Microsoft Word giúp người dùng có thể giảm thiểu thời gian khi làm các hợp đồng, phiếu lương, thư mời hay những thông báo của công ty và có thể in hàng loạt những giấy tờ này chỉ bằng những thao tác đơn giản và nhanh chóng nhất.

Cấu trúc của Mail merge

Cấu trúc cơ bản của Mail merge gồm có những thành phần sau:

Nguồn dữ liệu

Tùy theo những yếu tố về mặt nội dung mà nguồn dữ liệu của một mail merge cũng cần phải điều chỉnh cho phù hợp. Điều này sẽ giúp cho hệ thống có thể thể hiện được đúng chỗ và sắp xếp các nội dung đó giữa các bức thư sau khi tạo ra hàng loạt từ các khung khác nhau từ Mail merge.

Những tùy biến, yếu tố quan trọng trong Mail merge có thể là:

  • Họ tên của người nhận
  • Địa chỉ  của người nhận trong Mail Merge
  • Tên các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, …

Thông thường, những nguồn dữ liệu này sẽ được trình bày theo một thứ tự rõ ràng trong một danh sách dữ liệu cố định và danh sách dữ liệu này có thể là tập hợp các danh sách tìm kiếm của những người gửi được thể hiện trong Word, Excel, hay bất cứ văn bản nào có cấu trúc phân loại dữ liệu một cách rõ ràng.

Nội dung cơ bản

Yếu tố tiếp theo của cấu trúc Mail merge đó chính là nội dung cơ bản. Đây là những nội dung mà bạn có thể tìm thấy trong các email có sử dụng mail merge, nó cơ bản cũng giống như các email bình thường khác với các thông tin được đề cập tới như họ tên, địa chỉ người gửi và người nhận mail. thông tin về dữ liệu lá thư điện tử, … Nhũng nội dung quan trọng này thông thường được định vị với các vị trí đã có và chỉ thể hiện sang những nội dung khác khi bạn lấy nguồn dữ liệu từ một file mới sang.

Sau đó khi bạn đã tổng hợp đầy đủ các nội dung cơ bản cùng với nguồn dữ liệu cần có thì Word sẽ hỗ trợ bạn tùy chỉnh và tạo ra các loạt thư mẫu phù hợp theo yêu cầu của bạn. Tuy nhiên nội dung cơ bản này tất nhiên sẽ khác nhau tùy thuộc vào những thông tin cá nhân, tùy biến mà bạn đưa vào và chỉnh sửa.

Cách liên kết dữ liệu từ excel sang word dùng mail merge

Để liên kết dữ liệu từ excel sang word dùng mail merge bạn thực hiện các thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên bạn cần mở file Word chứa form thư mời hay bảng lương, thông báo, … sau đó chọn tab Mailings , chọn Start Mail Merge rồi chọn vào Step by Step Mail Merge Wizard.liên kết dữ liệu từ excel sang word dùng mail merge

Bước 2: Khi  Mail Merge  xuất hiện ở phía bên phải Word  bạn chọn vào Letters và chọn Next: Starting document để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 3: Ở bước này bạn chọn Use the current document và nhấn chọn Next: Select recipients

liên kết dữ liệu từ excel sang word dùng mail mergeBước 4: Tiếp theo trong mục  Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn hoặc nhấn chọn Type a new list để tạo danh sách mới, sau đó nhấn Next: Write your letter.

Bước 5: Trong hộp thoại Select Data Source  bạn chọn đến danh sách trong file excel có sẵn và nhấn Open để mở file rồi nhấn chọn sheet chứa thông tin.

liên kết dữ liệu từ excel sang word dùng mail merge

Bước 6: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu tích vào các ô vuông trước dữ liệu đó còn nếu muốn chèn tất cả bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source để chọn. Sau khi ấn chọn xong bạn nhấn OK để xác nhận và chọn Next: Write you letter

liên kết dữ liệu từ excel sang word dùng mail mergeBước 8:Tiếp theo bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu và đồng thời nhấn vào chọn More items.

Bước 9: Khi  hộp thoại Insert Merge Field xuất hiện, bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để thêm dữ liệu vào. Sau khi chèn xong ấn Close để đóng lại.

liên kết dữ liệu từ excel sang word dùng mail mergeBước 10: Thực hiện chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn sau đó nhấn Next: Preview your letters.

Bước 11: Tiếp theo bạn ấn chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư và liên kết dữ liệu nhé.

Sau khi hoàn thành để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters và bạn cũng có thể lưu file bằng cách chọn File rồi ấn Save hoặc ấn Ctrl + S để đặt tên file và chọn mục chứa file cần lưu.

Trên đây là cách liên kết dữ liệu từ excel sang word bằng Mail merge đang được sử dụng phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay trong các công việc văn phòng. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích để các bạn làm việc nhanh chóng và tiện lợi hơn. Chúc các bạn thành công.

,

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *